Não sabe definir prioridades?

Comportamento

Quando falamos sobre os ladrões do tempo, identificamos aquelas atividades que nos roubam minutos ou horas que, ao final do dia, não nos permitem realizar as tarefas que havíamos nos programado. Pedi para que você se observasse e anotasse quais são os seus ladrões do tempo. Esse é um trabalho bem pessoal e que varia de acordo com a rotina e a personalidade de cada um de nós. Por isso é importante você fazer essa análise e identificar de maneira objetiva quais são as atividades que consomem o seu tempo e não agregam às suas responsabilidades diárias.

Agora chegou o momento de falarmos sobre outro ponto crucial para uma boa gestão do tempo: elencar as prioridades.

Mas, afinal, o que é prioridade? Como separar o que é importante de urgente?

O prefixo “prior” vem do latim e significa “anterior”, ou seja, aquilo que tem prioridade encontra-se em primeiro lugar em comparação a outras coisas. Priorizar exige disciplina – para obedecer o critério dado a cada tarefa e assim não atropelar as atividades – e discernimento, para identificar o que de fato é mais urgente ao invés de categorizar tudo como urgente.

Criar suas listas de prioridades deve ser uma atividade diária. É nesse momento que você identifica as atividades que devem ser realizadas ao longo das próximas horas. Eu tenho o hábito de priorizar minhas tarefas em dois momentos do dia: pela manhã, quando analiso os emails, acesso as mensagens e checo meus compromissos e, no início da tarde – quando revejo o que ficou pendente, analiso as novas demandas que invariavelmente entraram ao longo do dia e reorganizo as tarefas.

E quando a lista de atividades é tão longa que não sabemos o que priorizar?

  1. Impacto nos seus objetivos: Quais atividades terão um impacto direto na realização do que você planejou para aquela semana ou para aquele mês? As atividades que de alguma forma contribuem para essa meta sempre terão prioridade.
  2. O que pode ser delegado: Analise as atividades que não necessariamente dependem de você para serem executadas. Aquelas que podem ser realizadas por outras pessoas devem ser repassadas.
  3. Nível de dificuldade na realização: Muitas vezes nossa lista de prioridade está repleta de atividades relativamente simples, que de maneira isolada não nos demandam muito tempo. Separe essas atividades e as concentre em um determinado espaço de tempo – muitas vezes entre duas atividades mais complexas. Coisas simples, que demandam pouco tempo, ao serem concluídas, dão a sensação realização e diminuição da lista de prioridades.

Agora é com você! Aproveite essas dicas e reorganize sua agenda de amanhã priorizando suas atividades ao longo do dia. E lembre-se, mais importante do que se organizar é ter disciplina para cumprir aquilo que você colocou no papel!